جدول نکات مهم
بروزرسانی(1404/01/28)
| عنوان | توضیحات |
|---|---|
| مراقبت از اموال و تأسیسات ساختمان | نظارت بر نگهداری و تعمیرات دوره‌ای ساختمان و تأسیسات از جمله سیستم‌های تهویه، گرمایش، برق، آب و فاضلاب. |
| مدیریت امور مالی | دریافت شارژ ساختمان، پرداخت هزینه‌های مربوط به نگهداری و تعمیرات، مدیریت قراردادها و اقدامات مالی ساختمان. |
| اجرای قوانین و مقررات | نظارت بر تطابق ساختمان با مقررات شهرسازی، ایمنی، بهداشت و اخذ مجوزهای قانونی برای تغییرات ساختمانی. |
| مدیریت ارتباطات و روابط عمومی | برقراری ارتباط مؤثر با ساکنان، مالکان و ارگان‌های دولتی، برگزاری جلسات منظم و رسیدگی به شکایات و مشکلات. |
| مدیریت امور اجرایی | نظارت بر عملیات روزمره مانند نظافت، تعمیرات تأسیسات و مدیریت منابع انرژی ساختمان. |
| مدیریت بحران | توانایی حل مشکلات حقوقی، رفع اختلافات میان ساکنان، و هماهنگی با مراجع ذی‌صلاح در مواقع بحرانی. |
| مشاوره و پشتیبانی | ارائه مشاوره به ساکنان در خصوص مسائل حقوقی، فنی، و راهنمایی‌های مربوط به زندگی در ساختمان. |
| مدیریت خدمات و تأمین مواد مورد نیاز | نظارت بر تأمین خدمات روزمره مانند نظافت، امنیت، تعمیرات تأسیسات، و تأمین مواد مصرفی ضروری. |
| مدیریت پروژه‌های ارتقاء و بهسازی | برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌های بهسازی و ارتقاء ساختمان برای بهبود کارایی و طول عمر ساختمان. |
مدیریت یک ساختمان، با وظایف متنوع و چالش‌برانگیزی همراه است که از مدیران مهارت‌های متعددی را می‌طلبد. مدیر ساختمان به عنوان شخصی که مسئولیت اداره و مدیریت روزمره انواع ساختمان ها را برعهده دارد، باید با مسائل مختلفی مانند ایمنی، بهداشت، نگهداری، و روابط عمومی و امور تخصصی ساختمان آشنا و از توانایی‌های مدیریتی مناسب برخوردار باشد.
در این مقاله، به بررسی وظایف و کارهایی که یک مدیر ساختمان باید انجام دهد، خواهیم پرداخت. این وظایف شامل مسائل مختلفی از جمله ایمنی و امنیت، نظم و نظارت، مدیریت منابع، و ارتباطات میان اشخاص مختلف در ساختمان است. به طور کلی، مدیر ساختمان باید تمامی ابعاد مربوط به مدیریت ساختمان را به دقت اداره کند تا اطمینان از بهره‌وری، ایمنی و راحتی ساکنان و کاربران ساختمان حاصل شود. این مقاله به مدیران ساختمان و کسانی که علاقه‌مند به شناخت وظایف مدیران ساختمان هستند، راهنمایی خواهد کرد تا بتوانند بهترین مدیریت ممکن را برای ساختمان خود به همراه داشته باشند و محیطی امن و راحت برای ساکنان فراهم کنند.
مدیر ساختمان چه کارهایی باید انجام دهد؟ تشریح وظایف
مدیر ساختمان بر عهده دارنده‌ی مسئولیت اجرایی و اداری ساختمان است. به مانند وظایف حقوقی مدیر ساختمان، وظایف مدیریت بسته به نوع و وسعت ساختمان، نیازها و تعهدات مالکین یا شرکت مدیریتی ممکن است متفاوت باشد. اما در کل، مدیر ساختمان مسئولیت‌های گسترده‌ای دارد که شامل موارد زیر می‌شود:
مراقبت از اموال و تاسیسات ساختمان :
از مهمترین وظایف مدیریت سختمان می باشد. این مورد شامل نظارت بر نگهداری و تعمیرات دوره‌ای ساختمان، سیستم‌های تهویه، گرمایش، برق، آب و فاضلاب و سایر تاسیسات می‌شود. تمامی موارد مذکور با انتخاب یک تیم متخصص و باتجربه امکان پذیر است. دقت در انتخاب تکنسین تاسیسات و تعیین بازه زمانی جهت چکاپ دوره ای از وظایف مهم مدیریت ساختمان است.
مدیریت امور مالی:
این گزینه با عنوان مدیریت امور مالی شامل دریافت شارژ ساختمان، تهیه و مدیریت بودجه ساختمان، پرداخت هزینه‌های مربوط به نگهداری و تعمیرات، مدیریت قراردادهای خدماتی و اقدامات مالی دیگر است. هزینه های جاری ساختمان با دریافت شارژی که از ساکنین دریافت می شود تامین می شود. مدیریت ساختمان باید شارژ ساختمان را در زمان معین از ساکنین دریافت کرده و به امور ساختمان رسیدگی کند. اگر واحدی شارژ پرداخت نکند مدیر ساختمان می تواند پیش از هر نوع اقدامی تذکرات لازم را به واحد بدهکار دهد، اگر نتیجه نگیرد می‌تواند به طور رسمی اظهارنامه ارسال کند. این اظهار نامه در سه نسخه تهیه می‌شود و در نهایت همراه مامور به مالک یا مستاجر بدهکار ابلاغ خواهد شد. چنانچه بعد از گذشت یک الی دو هفته از دریافت اظهارنامه، واحد بدهکار حق شارژ خود را پرداخت نکند؛ مدیریت ساختمان می‌تواند امکانات رفاهی مانند آب، برق، گاز و… را قطع نماید.
اجرای قوانین و مقررات:
اجرای قوانین و مقررات در مدیریت ساختمان از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا تمامی عملیات‌ها و اقدامات ساختمان باید مطابق با دستورالعمل‌های قانونی و شهرداری‌ها انجام شوند. از این رو، مدیر ساختمان مسئولیت نظارت بر اجرای دقیق تمامی قوانین مرتبط با ساختمان را دارد. این قوانین شامل مقررات شهرسازی، ایمنی، بهداشت و محیط زیست است. مدیر باید اطمینان حاصل کند که تمامی تغییرات در ساختمان، از جمله بازسازی نما، نصب تجهیزات یا تغییرات در ساختار بنا، با اخذ مجوزهای قانونی انجام گیرد. در صورت عدم رعایت این مقررات، ساختمان ممکن است با جریمه یا مشکلات قانونی مواجه شود. همچنین، مدیر باید به‌طور مداوم و دقیق وضعیت ساختمان را از نظر تطابق با مقررات بررسی کرده و مشکلات را در صورت لزوم به مراجع ذی‌صلاح ارجاع دهد.
مدیریت ارتباطات و روابط عمومی:
مدیریت ارتباطات و روابط عمومی یکی از اصلی‌ترین وظایف مدیر ساختمان است که به ایجاد یک محیط همکاری مثبت میان ساکنان، مالکان و مدیران کمک می‌کند. مدیر باید توانایی برقراری ارتباط موثر با تمامی افراد ساکن یا مالک را داشته باشد. این امر شامل برگزاری جلسات منظم برای اطلاع‌رسانی، دریافت نظرات و پیشنهادات و همچنین رسیدگی به شکایات و مشکلات است. همچنین مدیر باید قادر باشد با شهرداری، سازمان‌های دولتی و سایر ارگان‌ها ارتباط برقرار کرده و نیازمندی‌ها و مشکلات ساختمان را مطرح کند. روابط عمومی به‌خوبی می‌تواند باعث افزایش رضایت‌مندی ساکنان و کاهش تنش‌ها و مشکلات در مجتمع‌های مسکونی شود. یکی از راهکارهای موثر در این زمینه استفاده از تکنولوژی و نرم‌افزارهای مدیریت ساختمان است که می‌تواند فرآیندهای ارتباطی را تسهیل کند.
مدیریت امور اجرایی:
مدیریت امور اجرایی در یک ساختمان شامل نظارت بر عملیات روزمره و اجرایی است که نیاز به مدیریت دقیق و برنامه‌ریزی شده دارد. این امور شامل نظافت، نگهداری از تأسیسات، تعمیرات و مدیریت منابع انرژی است. مدیر ساختمان باید با برنامه‌ریزی مناسب، تمامی فعالیت‌های اجرایی را هماهنگ کند تا ساختمان به‌طور مؤثر و کارآمد عمل کند. این مسئولیت‌ها ممکن است شامل ساماندهی خدماتی مانند نظافت، ایمنی، تعمیرات تأسیسات، و حتی به‌روزرسانی تجهیزات ساختمان باشد. همچنین، مدیر باید اطمینان حاصل کند که تمامی خدمات و عملیات‌ها با بالاترین استانداردهای کیفی انجام می‌شود تا راحتی و امنیت ساکنان تضمین گردد.
مدیریت بحران:
مدیر ساختمان علاوه بر مسئولیت‌های اجرایی، باید توانایی ارائه مشاوره و پشتیبانی به ساکنان را داشته باشد. این مشاوره ممکن است شامل راهنمایی در مسائل حقوقی، کمک به حل مشکلات میان ساکنان یا ارائه مشاوره در خصوص تغییرات و بازسازی‌ها باشد. پشتیبانی و مشاوره از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است زیرا می‌تواند از بروز اختلافات و مشکلات حقوقی جلوگیری کند. به‌ویژه در مواردی که نیاز به هماهنگی میان ساکنان و مالکان یا نهادهای قانونی مانند شهرداری باشد، مدیر می‌تواند نقش مشاور را ایفا کند. این خدمات مشاوره‌ای نه‌تنها موجب افزایش رضایت ساکنان می‌شود بلکه اعتماد عمومی به مدیریت ساختمان را نیز افزایش می‌دهد.
مشاوره و پشتیبانی:
مدیر ساختمان باید به ساکنان و کاربران ساختمان در خصوص موضوعات مختلفی از جمله قوانین و مقررات، مسائل فنی، و راهنمایی‌های مربوط به زندگی در ساختمان مشاوره و پشتیبانی ارائه کند.
مدیریت خدمات و تأمین مواد مورد نیاز:
مدیریت خدمات و تأمین مواد مورد نیاز یکی از بخش‌های حیاتی در فرآیندهای مدیریتی ساختمان است که به حفظ کیفیت زندگی ساکنان و تضمین عملکرد مناسب تأسیسات و خدمات ساختمان کمک می‌کند. این مسئولیت شامل نظارت و سازماندهی تمامی خدمات مورد نیاز ساختمان، از جمله نظافت، امنیت، تأسیسات برقی و مکانیکی، سیستم‌های گرمایشی و سرمایشی، و تأمین مواد مصرفی مورد نیاز برای عملکرد روزانه ساختمان می‌باشد. مدیر ساختمان باید اطمینان حاصل کند که تمامی خدمات به‌طور منظم و با کیفیت بالا ارائه می‌شود و منابع مورد نیاز برای این خدمات به‌طور مستمر تأمین گردد.
به‌عنوان مثال، تأمین مواد مصرفی مانند لوازم بهداشتی، تجهیزات نظافت، مواد شیمیایی برای تمیزی، تجهیزات ایمنی و حتی تأمین انرژی (آب، برق، گاز) به عهده مدیریت ساختمان است. مدیر باید به‌دقت نیازهای روزانه ساختمان را بررسی کرده و تأمین این مواد را به‌طور مؤثر و مقرون‌به‌صرفه انجام دهد. همچنین، نظارت بر تأمین مواد و خدمات از تأمین‌کنندگان مختلف و بررسی قراردادها و هزینه‌ها می‌تواند به کاهش هزینه‌های جاری ساختمان کمک کند.
یکی از ابعاد مهم مدیریت خدمات، نظارت بر کیفیت این خدمات است. به‌عنوان مثال، مدیر باید مطمئن شود که تیم‌های نظافتی به‌طور مرتب و مطابق با استانداردهای تعیین‌شده به تمیزی ساختمان پرداخته و همچنین تیم‌های تعمیر و نگهداری، کارهای مربوط به تأسیسات را به‌طور کارآمد و به‌موقع انجام دهند. در مواردی که خدمات خارجی مورد نیاز است، مانند خدمات امنیتی، نگهداری از فضای سبز یا سیستم‌های ویژه، مدیر باید توانایی مدیریت قراردادها و مذاکره با تأمین‌کنندگان خدمات را داشته باشد تا بهترین خدمات با هزینه مناسب تأمین شود.
مدیریت مناسب این فرآیندها علاوه بر تأمین راحتی و رضایت ساکنان، به بهبود عمر مفید ساختمان و کاهش هزینه‌های تعمیرات و نگهداری در آینده کمک می‌کند.
مدیریت پروژه‌های ارتقاء و بهسازی:
در صورت لزوم، مدیر ساختمان مسئولیت برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌های ارتقاء و بهسازی ساختمان را بر عهده دارد. همچنین، وظایف مدیر ساختمان ممکن است بسته به نیازهای خاص و شرایط ویژه‌ی هر ساختمان متغیر باشد و برای انجام وظایف بهتر، همیشه نیاز به آموزش و به‌روزرسانی مهارت‌ها و دانش‌های مرتبط با این حوزه وجود دارد. اداک منیجر بزرگترین مجموعه مدیریت ساختمان آماده همکاری و یا آموزش نیروی انسانی و مشاوره به ساکنین ساختمان های اداری، تجاری و مسکونی می باشد.
